Patientify als Heilpraktiker Software für Eure Praxis? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit der 0x0 Marketing GmbH über Patientify

Wir haben die 0x0 Marketing GmbH über ihre Heilpraktiker Software Patientify ausgefragt.

Die Antworten von Patientify sind in grün markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Heilpraktiker Software in 3 Sätzen.

Unsere Heilpraktiker-Software ist eine benutzerfreundliche, webbasierte Lösung zur einfachen Verwaltung von Terminen, Dokumentation und Abrechnung. Sie ist vollständig responsiv und auf allen Geräten ohne Installation nutzbar. Durch Textbausteine, Bodycharts und ein integriertes Ticketsystem wird der Praxisalltag effizient unterstützt.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt? Oder anders gefragt: Für wen ist Ihre Software genau die richtige Lösung?

Dadurch dass unserer Software nur die wesentlichen Funktionen beinhaltet und speziell auf kleine Praxen oder alleinschaffende zugeschnitten ist, ist Sie ideal für kleine Teams mit 1-3 Personen.

3. Hand auf´s Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen? Oder anders gefragt: Für wen ist Ihre Software möglicherweise nicht die richtige Lösung?

Leider können wir keine Kassenpatienten abrechnen, da uns das entsprechende Modul fehlt. Unsere Software empfiehlt sich daher nur für Praktizierende die ausschließlich Privatpatienten oder Selbstzahler abrechnen.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Applikation oder eine Installations-Software? Oder gibt es beide Varianten? Falls es beide Varianten gibt, bitte auch auf die Unterschiede eingehen (entweder direkt in dieser Antwort oder immer an den Stellen im Fragebogen, wo unterschiedliche Antworten erforderlich wären).

Die Software ist eine reine Web-Applikation

5. Kann die Software auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden (Handy / Tablet)? Gibt es dafür eine gesonderte App? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Die Software kann auf allen mobilen Endgeräten über den internen Browser genutzt werden.

6. Welche technischen Einschränkungen gibt es gegebenenfalls? Müssen bestimmte Betriebssysteme / Browser / Hardware benutzt werden?
   • Bestimmte Geräte?
   • Bestimmte Betriebssysteme?
   • Bestimmte Web-Browser?

Es bestehen keine technischen Einschränkungen. Die Software ist responsiv gestaltet und kann auf verschiedenen Geräten (PC, Tablet, Smartphone) problemlos verwendet werden. Es werden keine bestimmten Betriebssysteme (z. B. Windows, macOS) vorausgesetzt. Auch keine bestimmten Web-Browser sind erforderlich – die Anwendung läuft zuverlässig in allen gängigen Browsern (z. B. Chrome, Firefox, Safari, Edge). Dadurch ist eine flexible Nutzung unabhängig von Ort, Gerät oder Systemumgebung möglich.

7. Welche Schnittstellen gibt es zu anderen Softwares/Apps/Systemen?

Aktuell gibt es eine SumUp Schnittstelle und eine Google Kalender Schnittstelle

8. Wie ist ihre Software beim Thema Datenschutz & Datensicherheit aufgestellt?
   • Was wird konkret unternommen, um diese sicherzustellen?
   • Ggf: Was sind hierbei aus Ihrer Sicht besondere Herausforderungen?

Die Daten unserer Kunden sind in der Google Cloud mit HIPAA Zertifizierung ausschließlich in deutschen Rechenzentren abgespeichert.

Die BackUps werden auf den Stratoservern ebenfalls in deutschen Rechenzentren gesichert.

9. Wie ist der Umgang mit Updates?
   • Wie regelmäßig kommen Updates?
   • Wie erfährt der Nutzer von den Updates?
   • Kommen noch Funktionserweiterungen/-veränderungen oder lediglich etwaige Bug-Fixes oder Reaktionen auf gesetzliche Änderungen?
   • Was ist, wenn man die Updates nicht macht?
   • Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Updates durchzuführen?
   • Wie kann man als Nutzer sicherstellen, dass es sich um ein offizielles Update handelt (und nicht um einen potenziellen Betrüger)?
   • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Updates anmerken?

Grundsätzlich unterscheiden wir in Feature Updates und Performance Updates.

Updates werden je nach Bedarf durchgeführt, weshalb es hier auch kein Muster gibt.

Unsere Kunden werden über den Newsfeed direkt in der Software benachrichtigt oder über Newsletter.

Unser System wird stetig weiterentwickelt, um den Marktanforderungen bzw. den Anforderungen unserer Kunden gerecht zu werden.

Updates werden automatisch ins System eingespielt, unsere Kunden müssen sich hier um nichts kümmern.

10. Welche Möglichkeiten hat man, Backups (Datensicherungen) zu machen?
    • Was genau kann mit den Backups gesichert werden?
    • Wo kann man diese Backups ablegen?
    • Wird der Nutzer aktiv erinnert/aufgefordert, Backups zu machen?
    • Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Backups zu machen?
    • Wie können die erstellten Backups im Fall der Fälle wiederhergestellt werden?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Backups anmerken?

BackUps der Datenbestände werden automatisch von uns erzeugt, unsere Kunden müssen sich hier ebenfalls um nichts kümmern.

Themenfeld 2: Praxisverwaltung

11. Bitte schildern Sie, wie das Termin-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Terminplanung / Terminkalender
    • Online-Terminbuchung (über Praxis-Website?)?
    • Schnittstellen zu externen Terminbuchungs-Tools oder -Portalen?
    • Benachrichtigung des Patienten (Erinnerung & Bestätigung) – per SMS/Mail?
    • Sonstige Terminplanungs-Features?

Der integrierte Terminkalender ermöglicht eine einfache und übersichtliche Verwaltung von Patiententerminen. Die Mitarbeiter können sowohl Einzeltermine als auch wiederkehrende Termine planen und verwalten. Darüber hinaus lässt sich der Kalender intuitiv in unterschiedliche Ansichten (z. B. Tages-, Wochen- oder Monatsansicht) umschalten, um einen schnellen Überblick zu gewährleisten. Die Visualisierung von freien und belegten Zeiten unterstützt eine effiziente Terminvergabe.

Online-Terminbuchung (über Praxis-Website): Patienten können über die Praxis-Website bequem selbst Termine buchen. Die Online-Terminbuchung ist nahtlos in die Software integriert und stellt sicher, dass die Verfügbarkeit in Echtzeit angezeigt wird. So können Patienten rund um die Uhr Termine buchen, ohne dass eine telefonische Rücksprache notwendig ist, was sowohl den Patienten als auch das Praxispersonal entlastet.

Um die Patienten über ihre Termine zu informieren und die Terminwahrnehmung zu verbessern, bietet unsere Software automatische Benachrichtigungen per SMS und E-Mail. Patienten erhalten sowohl eine Bestätigung des Termins direkt nach der Buchung als auch eine Erinnerung kurz vor dem Termin, um Absagen oder verpasste Termine zu minimieren. Die Erinnerungen können individuell konfiguriert werden, um der Praxis flexibel entgegenzukommen.

Unsere Software bietet noch weitere nützliche Funktionen, wie die Möglichkeit, Blockzeiten für unplanbare Ereignisse wie Pausen oder Fortbildungen einzugeben. Darüber hinaus gibt es die Option, bestimmte Zeiten für bestimmte Patientengruppen (z. B. Akutpatienten oder Langzeitbehandlungen) zu reservieren. Zudem können Terminen Notizen oder spezielle Hinweise zugeordnet werden, um die Kommunikation mit dem Patienten zu erleichtern und zusätzliche Informationen zu dokumentieren.

12. Bitte schildern Sie, wie das Patienten-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Kommunikation mit Patienten
    • Patienten-Historie
    • Elektronische Patientenakte (E-Akte)?
    • Welche Dokumente können hier verarbeitet werden? Auch Fotos/Scans/Röntgen-Bilder/Videos?
    • Sonstige Patienten-Management Features?

In der Patientenverwaltung können verschiedenste Filter und Gruppierungen verwendet werden, um seinen Patientenstamm zu strukturieren.

In der Patientenakte sind die Termine und Einträge klar strukturiert, um einen einfachen und schnellen Überblick über den Krankenverlauf des Patienten zu erhalten.

In die Akte können unsere Kunden unterschiedlichste Formate hochgeladen werden. Hier gibt es systemseitig keine Einschränkung.

13. Bitte schildern Sie, wie das Mitarbeiter-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Zeiterfassung
    • Urlaubsplanung
    • Gehälter / Benefits
    • Mitarbeiterprovisionen
    • Sonstige Features im Bereich Mitarbeiter-Management?

Im Mitarbeitermanagement können die Arbeitszeiten (Verfügbarkeiten) der einzelnen Mitarbeiter hinterlegt werden. Ebenfalls können hier die Berechtigungen für das System festgelegt werden.

Themenfeld 3: Abrechnung

14. Bitte schildern Sie, wie Ihre Software bei der Abrechnung mit den Patienten unterstützt.

Die Software berücksichtigt die relevanten Gebührenordnungen für die Abrechnung von Privatpatienten, Selbstzahlern und bestimmten Versicherungen. Sie ermöglicht die schnelle und korrekte Zuordnung von ärztlichen Leistungen, heilpraktischen und therapeutischen Leistungen zu den entsprechenden Gebührenpositionen in der GOÄ, GebüH und GebüTh. Durch die automatische Einordnung in die entsprechenden Kategorien wird sichergestellt, dass alle abrechnungsrelevanten Leistungen korrekt erfasst werden, was Fehler minimiert und den Abrechnungsprozess vereinfacht.

Leistungssets: Ein herausragendes Feature unserer Software ist die Möglichkeit, Leistungssets zu definieren. Leistungssets bestehen aus mehreren zusammengehörigen Leistungen, die in einem definierten Set zusammengefasst werden, z. B. für eine bestimmte Behandlungseinheit oder Therapie. Dies ist besonders hilfreich, wenn mehrere einzelne Leistungen als Paket abgerechnet werden sollen, etwa bei regelmäßigen oder komplexeren Behandlungen. Mithilfe von Leistungssets können verschiedene Einzelpositionen aus der GOÄ, GebüH oder GebüTh zu einem Set kombiniert werden, das als eine Einheit abgerechnet wird. Dies spart Zeit bei der Abrechnung, reduziert Fehler und stellt sicher, dass alle relevanten Leistungen korrekt erfasst und abgerechnet werden. Die Software bietet dabei eine benutzerfreundliche Oberfläche, um diese Sets einfach zu konfigurieren und anzuwenden.

15. Bitte schildern Sie, wie Ihre Software bei der Abrechnung mit Privaten Krankenversicherungen (PKVs) unterstützt.

Flexibilität bei der Abrechnung: Die Software ermöglicht eine individuelle Gestaltung der Abrechnung für Patienten mit privater Krankenversicherung. Dies umfasst die vollständige Integration der GOÄ (Gebührenordnung für Ärzte), aber auch die Möglichkeit, abweichende Vereinbarungen und spezifische Tarife der PKVs abzubilden. Praxen können daher nicht nur die üblichen GOÄ-Positionen abrechnen, sondern auch spezielle Leistungen oder Zusatzpakete, die von bestimmten Versicherungen oder Tarifen übernommen werden, berücksichtigen. Individuelle Anpassung der Abrechnung: Jede private Krankenversicherung bietet unterschiedliche Tarife und deckt verschiedene Leistungen ab. Unsere Software ermöglicht es, die spezifischen Anforderungen und Vereinbarungen mit der jeweiligen PKV in das Abrechnungssystem zu integrieren. Beispielsweise können verschiedene PKV-Tarife automatisch auf die jeweiligen Abrechnungspositionen angewendet werden, um die korrekten Erstattungsbeträge zu berechnen. Diese Anpassbarkeit sorgt dafür, dass die Abrechnung genau und effizient erfolgt, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung über (externe) Abrechnungsstellen/Abrechnungsservices?

Unser System verfügt über eine PADnext Export

Themenfeld 4: Therapie

17. Inwiefern kann die Befundung durch die Software unterstützt werden?
    • Geleitete Anamnese & Befundung?
    • SOAP-Notizen?
    • Dokumentation der Befundung?
    • Interaktivität?
    • Sonstiges…?

In unserer Software gibt es grundlegend die Möglichkeit digitale Dokumentationen in der Patientenakte einzutragen. Durch die Body-Chart Funktion kann man auch Piktogramme von Körper oder Körperteilen nutzen in die man dann digital die Behandlungszonen markieren kann. Für die Befundung ist es möglich digitale Anamnesebögen zu erstellen welche dann von den Patienten ausgefüllt werden. Die Ergebnisse werden digital in Patientify gespeichert.

18. Inwiefern unterstützt die Software bei der Erstellung von Therapieplänen?
    • Erstellung von Therapieplänen auf Basis der Befundung?
    • Dokumentation eines manuell erstellten Therapieplans?
    • (Multimediale) Bereitstellung des Therapieplans für Patient?
    • ..?

Der Therapieplan kann in der Patientenakte abgelegt werden. Ebenso können dann Serientermine für längere Therapien angelegt werden. In Kürze folgt ein Patientenportal über das Patienten von zuhause aus Termine und Abrechnungen einsehen können.

19. Inwiefern unterstützt die Software bei der Erstellung der Behandlungs-Dokumentation?

• • Wie wird dem Anwender die Doku vereinfacht?
  • Fortschritt-Notizen / Fortschrittsverfolgung?

Textblöcke: Vorgefertigte Textbausteine erleichtern und beschleunigen die Dokumentation wiederkehrender Inhalte.

Bodycharts: Grafische Körperdarstellungen ermöglichen die visuelle Markierung von Schmerzpunkten, Beschwerden oder Behandlungsarealen.

Strukturierte Eingabemasken: Durch klare Formularfelder wird die Dokumentation systematisch und vollständig.

Automatisierte Verlaufsdokumentation: Wiederholungen oder Entwicklungen über mehrere Sitzungen können einfach nachverfolgt werden.

20. Bietet die Software die Möglichkeit für ein Patienten-Portal? Wenn ja, wie kann man als Patient darauf zugreifen & welche Funktionalitäten werden dort geboten?

Die Software bietet noch aktuell kein Patienten-Portal

21. Bietet die Software die Möglichkeit der Videosprechstunden? Wenn ja, führen Sie gerne Näheres dazu hier aus.

Die Software bietet aktuell noch keine Videosprechstunde

22. Welche weiteren Therapie-unterstützenden Funktionen bietet ihre Software?
    • Übungsbibliothek?
    • Diktierfunktion?
    • … weitere fachspezifische Funktionen?

k.A.

Themenfeld 5: Finanzen

23. Inwiefern werden über die Software auch die Zahlungsströme gemanagt / verwaltet?
    • Bareinnahmen und -ausgaben
      • Kassenbuch?
    • EC-Zahlungen / Kreditkarte?
      • Integration eines Kartenlesers?
    • Verknüpfung zwischen Software & Bankkonto?
      • Automatische Zuordnung bei Zahlungseingängen per Überweisung / Kartenzahlung?
    • Sonstige Zahlungen / Zahlungsmöglichkeiten?

In unserem Rechnungsmodul werden die Zahlungseingänge erfasst.

Einen Bereich für Ausgaben haben wir nicht im System.

Mit dem SumUp Solo lassen Sie Zahlung direkt per EC/Kreditkarte einnehmen.

Eine direkte Verknüpfung zum Bankkonto ist nicht vorhanden

24. Inwiefern ist die Lohnbuchhaltung in der Software integriert?
    • Kann die Lohnbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
    • Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Lohnbuchhaltung?
    • Was möchten Sie zum Thema Lohnbuchhaltung noch hinzufügen?

Lohnbuchhaltung ist nicht in unserer Software enthalten

25. Inwiefern ist die Finanzbuchhaltung in der Software integriert?
    • Kann die Finanzbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
    • Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Finanzbuchhaltung?
    • Daten-Export an Steuerberater?
    • Was möchten Sie zum Thema Finanzbuchhaltung noch hinzufügen?

Finanzbuchhaltung ist nicht in unserer Software integriert

26. Welche weiteren Statistiken & Berichte können im Sinne eines Praxis-Controlling ausgewertet werden?

In unserem Dashboard finden Sie folgende Übersichten und Statistiken

• Umsatz nach Zeitraum
• Offene Posten
• Tagesumsatz
• Umsatzverläufe
• Patientenanzahl
• Terminübersicht

Themenfeld 6: Weitere Infos

27. Für welche Zielmärkte ist die Software ausgelegt (Deutschland / Österreich / Schweiz)?

Unsere Software ist für den deutschsprachigen (Euro) Raum geeignet.

28. Mit welchem Kundenservice / Support können Anwender rechnen?
    • E-Mail-Support?
    • Call-Center / telefonischer Support?
    • Durchschnittliche Wartezeiten?
    • Fernwartung? (direktes Aufschalten des Supports auf den Anwender-Bildschirm, um Probleme zu lösen)
    • Sind es eigene Leute (Inhouse Support) oder externe Dienstleister?
    • Sonstiges…?

–Schriftlicher Support über Ticketsystem: Anfragen werden strukturiert über ein Ticketsystem erfasst und bearbeitet, was eine transparente und nachvollziehbare Kommunikation ermöglicht.

–Kein telefonischer Support: Die Betreuung erfolgt ausschließlich schriftlich.

–Durchschnittliche Reaktionszeit: Rückmeldungen erfolgen in der Regel innerhalb von 24 Stunden.

–Fernwartung: Bei Bedarf kann sich der Support per Fernzugriff direkt auf den Bildschirm des Anwenders aufschalten, um gezielt Unterstützung zu leisten.

–Inhouse Support: Die Betreuung erfolgt durch geschulte interne Mitarbeiter – keine externen Dienstleister.

–Sonstiges: Ergänzend stehen ein umfangreicher FAQ-Bereich sowie unterstützende Dokumentationen

Themenfeld 6.1: Weitere Infos: Konditionen

29. Wie ist die Preisgestaltung der Software? – Bitte hier so konkret wie möglich sein.

Unsere Starter Lizenz beginnt bei 39€ und unsere Pro Lizenz liegt bei 79€.

Je nach Bedarf können auch individuelle Angebote in Absprache mit unseren Kunden erstellt werden.

30. Wie sind die Vertragslaufzeiten & Kündigungsfristen?

Die reguläre Vertragslaufzeit beträgt 12 Monate mit einer Kündigungsfrist von 1 Monat.

Themenfeld 6.2: Weitere Infos: Einfachheit des Software-Wechsels

31. Gibt es eine kostenlose Testversion?
    • Welche Einschränkungen gibt es hier ggf.?
    • Wie lange kann man testen?

Unsere Interesseneten können sich einen kostenlosten Testaccount direkt auf unserer Webseite anlegen. Dieser läuft automatisch nach 14 Tagen aus und hat keine Einschränkungen.

Bei Bedarf können verschiedenste Module freigeschalten werden und der Testzeitraum individuell verlängert werden.

32. Inwiefern kann man aus der bislang verwendeten (Konkurrenz-)Software auf eine einfache Weise Daten übernehmen / importieren?

Wir haben einen Patientenstammdaten Übernahme Import

33. Gibt es einen „Wechsel-Service“ o.Ä., sodass den Praxisbetreibern die Arbeit, die mit der Umstellung der Software verbunden ist, abgenommen wird und der Software-Wechsel somit vereinfacht wird?

Im Rahmen unseres Onboardings ist es möglich, dass wir Patientenstammdaten in unser System importieren. Ebenso können wir bestehende Anamnesebögen in unserem System für unsere Kunden nachbilden um den Einstieg in die Software zu vereinfachen.

Themenfeld 6.3: Weitere Infos: Sonstiges

34. Worauf haben Sie bei Design & Usability Ihrer Software besonders geachtet?

Im Fokus stand vor allem die einfache Nutzbarkeit und das fokussierte Arbeiten. Uns ist wichtig, dass die relevanten Informationen auf einen Blick zugänglich sind. Deshalb haben wir uns in Punkto Design auf Spielereien verzichtet.

35. Besteht ein Anschluss an die Telematik-Infrastruktur? Wenn nein, ab wann ist das vorgesehen?

Nein, derzeit besteht kein Anschluss an eine Telematik-Infrastruktur. Es gibt derzeit auch keine Pläne dies einzurichten.

36. Können sensible Bereiche / Funktionen der Software (z.B. betriebswirtschaftliche Inhalte) für Mitarbeiter/Angestellte deaktiviert werden, sodass sie von diesen nicht eingesehen werden können?

Dies ist jederzeit über unsere Rollen und Rechtestruktur möglich.

37. Kann die Software für einzelne Kunden individualisiert werden (Customizing-Option)?

Grundlegend haben wir die Möglichkeit individuelle Anpassungen durchzuführen.