Apatex als Heilpraktiker Software für Eure Praxis? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit Apatex

Wir haben die Apatex GbR über ihre Heilpraktiker Software Apatex ausgefragt.

Die Antworten der Apatex GbR sind in grün markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Heilpraktiker Software in 3 Sätzen.

Apatex ist eine Praxissoftware für Heilpraktiker, Osteopathen und andere privat abrechnende Therapeuten, die als native App auf iPhone, iPad und Mac läuft. Patientenakte, eigener Anamnesebogen, Behandlungsdokumentation und Privatabrechnung nach GebüH liegen an einem Ort und sind auf allen Geräten synchron. Apatex kostet 19,99 € im Monat, ist monatlich kündbar und verzichtet bewusst auf Module, die eine Privatpraxis nie braucht.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt? Oder anders gefragt: Für wen ist Ihre Software genau die richtige Lösung?

Apatex ist in einer Praxis für die Praxis entstanden. Unser Mitgründer Adrian Kammlodt arbeitet als Osteopath und Heilpraktiker täglich mit der Software. Er hatte für seine eigene Praxis eine Lösung gesucht, die einfach, optisch ansprechend und bezahlbar ist, nativ auf Apple-Geräten läuft und nicht für Funktionen Geld verlangt, die er nie nutzt. Weil es diese Lösung nicht gab, haben wir sie gebaut.

Apatex ist genau richtig für Einzelpraxen und kleine Teams, die privat abrechnen und mit iPhone, iPad oder Mac arbeiten: Heilpraktiker, Osteopathen, sektorale Heilpraktiker, privat arbeitende Physiotherapeuten sowie Integrativ- und Komplementärmediziner.

Die wichtigsten Vorteile aus unserer Sicht:

• Native Apps statt Browser-Programm. Apatex fühlt sich auf iPhone, iPad und Mac wie eine Apple-App an, ist schnell und überall dabei, auch beim Hausbesuch.
• Konzentration auf das Wesentliche. Akte, Anamnese, Dokumentation und Rechnung, mehr nicht. Die Einarbeitung dauert Minuten statt Tage.
• Rechnung direkt aus der Akte. Rechnungsnummer, Patientendaten, Leistungen und Zahlungsziel übernimmt Apatex, am Ende steht die fertige PDF-Rechnung.
• Ein fairer, einfacher Preis. 19,99 € im Monat, alle Funktionen, alle Geräte, keine Module, keine Einrichtungsgebühr, keine Mindestlaufzeit.
• Direkter Draht zu den Gründern. Funktionswünsche aus der Praxis fließen laufend in die Updates ein.

3. Hand auf´s Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen? Oder anders gefragt: Für wen ist Ihre Software möglicherweise nicht die richtige Lösung?

Apatex ist ein junges, bewusst schlankes Produkt. Wer eine Komplettlösung mit allen denkbaren Modulen sucht, wird bei uns nicht fündig. Konkret:

• Apatex läuft derzeit nur auf Apple-Geräten. Wer ausschließlich mit Windows oder Android arbeitet, kann Apatex heute nicht nutzen. Eine Webanwendung für Windows- und Android-Nutzer ist in Planung.
• Es gibt aktuell keinen Terminkalender und keine Online-Terminbuchung. Eine Kalender-Integration mit Online-Terminbuchung für Patienten ist in Planung.
• Keine Kassenabrechnung und keine Anbindung an die Telematik-Infrastruktur. Apatex richtet sich an Privatpraxen.
• Keine Mitarbeiterverwaltung, keine Rollen und Rechte, keine Lohn- oder Finanzbuchhaltung, kein Kassenbuch.
• Kein Patienten-Portal und keine Videosprechstunde.
• Kein automatischer Datenimport aus anderer Praxissoftware.

Für größere Praxen mit mehreren Behandlern, Empfangspersonal und Bedarf an Dienstplanung oder Controlling ist Apatex daher heute nicht die richtige Wahl.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Applikation oder eine Installations-Software? Oder gibt es beide Varianten? Falls es beide Varianten gibt, bitte auch auf die Unterschiede eingehen (entweder direkt in dieser Antwort oder immer an den Stellen im Fragebogen, wo unterschiedliche Antworten erforderlich wären).

Apatex ist eine native App für iPhone, iPad und Mac und wird über den App Store von Apple installiert. Die Daten werden über die Cloud zwischen allen Geräten eines Kontos synchronisiert. Man kann also am Mac eine Rechnung schreiben und direkt nach der Behandlung am iPad oder iPhone dokumentieren.

Eine Web-Version gibt es derzeit nicht. Eine Webanwendung für Windows- und Android-Nutzer ist in Planung.

5. Kann die Software auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden (Handy / Tablet)? Gibt es dafür eine gesonderte App? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Ja, und das ist einer unserer Schwerpunkte. Apatex ist von Anfang an für iPhone und iPad entwickelt worden und keine verkleinerte Desktop-Software. Es ist dieselbe App mit demselben Konto und demselben Abo auf iPhone, iPad und Mac, die Oberfläche passt sich dem jeweiligen Gerät an. Der Funktionsumfang ist auf allen Geräten gleich, es gibt keine abgespeckte Mobilversion und keinen Aufpreis.

Praktisch im Alltag: Der ausgefüllte Papier-Anamnesebogen lässt sich mit dem iPhone direkt in die Akte scannen.

Einschränkung: Android-Smartphones und Android-Tablets werden derzeit nicht unterstützt.

6. Welche technischen Einschränkungen gibt es gegebenenfalls? Müssen bestimmte Betriebssysteme / Browser / Hardware benutzt werden?
   • Bestimmte Geräte?
   • Bestimmte Betriebssysteme?
   • Bestimmte Web-Browser?

Geräte: iPhone, iPad oder Mac. Betriebssysteme: iOS 26, iPadOS 26 bzw. macOS 26 oder neuer. Ein Web-Browser wird nicht benötigt, da Apatex eine native App ist.

Für Anmeldung und Synchronisation wird eine Internetverbindung benötigt. Besondere Hardware ist nicht erforderlich. Wer noch kein Apple-Gerät besitzt: Ein gebrauchtes iPad, das iPadOS 26 unterstützt, reicht für die Arbeit mit Apatex völlig aus.

7. Welche Schnittstellen gibt es zu anderen Softwares/Apps/Systemen?

Apatex ist bewusst eine in sich geschlossene Lösung. Rechnungen werden als PDF erzeugt und lassen sich über den Teilen-Button direkt an Apple Mail übergeben und so per E-Mail an den Patienten senden. Über dieselbe Funktion können sie gedruckt, gesichert oder an andere Apps weitergegeben werden. In die Patientenakte lassen sich Dateien aller Art aufnehmen.

Programmierschnittstellen (APIs) zu Drittsystemen wie Terminportalen, Abrechnungsstellen, Buchhaltungsprogrammen oder der Telematik-Infrastruktur gibt es derzeit nicht.

8. Wie ist ihre Software beim Thema Datenschutz & Datensicherheit aufgestellt?
   • Was wird konkret unternommen, um diese sicherzustellen?
   • Ggf: Was sind hierbei aus Ihrer Sicht besondere Herausforderungen?

Wir verarbeiten Gesundheitsdaten, also besonders schützenswerte Daten. Datenschutz und Datensicherheit waren deshalb von Anfang an Teil der Planung und kein nachträglicher Zusatz. Konkret:

• Klare Vertragsgrundlage: Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) samt technischen und organisatorischen Maßnahmen wird direkt bei der Registrierung in der App geschlossen. AGB und Datenschutzerklärung sind auf apatex.de öffentlich einsehbar und nennen alle eingesetzten Dienstleister transparent.
• Verschlüsselung: Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und verschlüsselt gespeichert.
• Zugriffsschutz: Technische Zugriffsregeln stellen sicher, dass jeder Nutzer ausschließlich die Daten seiner eigenen Praxis erreicht. Administrationszugänge sind durchgängig mit Zwei-Faktor-Anmeldung geschützt.
• Datensparsamkeit: Apatex enthält keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste und benötigt keine Systemberechtigungen des Geräts wie Kontakte, Standort oder Mikrofon.
• Betrieb: Entwicklungs- und Produktivumgebung sind getrennt, Zugriffe werden protokolliert, Daten werden regelmäßig gesichert, die Wiederherstellung ist praktisch getestet und es gibt einen dokumentierten Prozess für Datenpannen.
• Kontrolle beim Nutzer: Daten können exportiert werden, und bei der Löschung eines Kontos werden sämtliche Daten vollständig entfernt. Auch das haben wir praktisch überprüft.

Die besondere Herausforderung sehen wir darin, ein hohes Schutzniveau mit einfacher Bedienung zu verbinden, denn unsere Anwender sind Therapeuten und keine IT-Fachleute. Sicherheit muss deshalb im Hintergrund funktionieren. Außerdem entwickeln wir unsere technische Infrastruktur laufend weiter. Jede Änderung prüfen wir vorab auf ihre Auswirkungen auf Datenschutzerklärung und AVV und informieren unsere Nutzer rechtzeitig. Der jeweils aktuelle Stand steht in diesen Dokumenten.

9. Wie ist der Umgang mit Updates?
   • Wie regelmäßig kommen Updates?
   • Wie erfährt der Nutzer von den Updates?
   • Kommen noch Funktionserweiterungen/-veränderungen oder lediglich etwaige Bug-Fixes oder Reaktionen auf gesetzliche Änderungen?
   • Was ist, wenn man die Updates nicht macht?
   • Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Updates durchzuführen?
   • Wie kann man als Nutzer sicherstellen, dass es sich um ein offizielles Update handelt (und nicht um einen potenziellen Betrüger)?
   • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Updates anmerken?

Updates kommen ausschließlich über den App Store von Apple. Wir veröffentlichen regelmäßig neue Versionen, derzeit im Schnitt alle paar Wochen. Apatex wird aktiv weiterentwickelt: Neben Fehlerbehebungen kommen laufend neue Funktionen hinzu, viele davon auf Wunsch unserer Anwender. In Planung sind unter anderem ein Kalender mit Online-Terminbuchung, ein überarbeiteter Behandlungsplan mit Apple-Pencil-Unterstützung und ein Verlaufschart für Laborwerte.

Was neu ist, steht im Updateverlauf im App Store. Sind automatische Updates auf dem Gerät aktiviert (Standardeinstellung bei Apple), muss der Anwender gar nichts tun. Ansonsten genügt ein Tipp auf „Aktualisieren“ im App Store. Einfacher geht es kaum.

Wer Updates nicht installiert, arbeitet zunächst normal weiter. Nur wenn eine Version aus Sicherheitsgründen nicht mehr verwendet werden soll, fordert die App zur Aktualisierung auf.

Zur Echtheit: Jede Version wird von Apple geprüft und signiert und kommt ausschließlich über den App Store. Gefälschte Updates per E-Mail, Download-Link oder Datenträger sind damit praktisch ausgeschlossen. Wir verschicken niemals Installationsdateien. Alle Updates sind im Abopreis enthalten.

10. Welche Möglichkeiten hat man, Backups (Datensicherungen) zu machen?
    • Was genau kann mit den Backups gesichert werden?
    • Wo kann man diese Backups ablegen?
    • Wird der Nutzer aktiv erinnert/aufgefordert, Backups zu machen?
    • Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Backups zu machen?
    • Wie können die erstellten Backups im Fall der Fälle wiederhergestellt werden?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Backups anmerken?

Der Anwender muss sich bei Apatex nicht selbst um Backups kümmern. Alle Daten liegen in der Cloud und werden dort automatisch und regelmäßig gesichert. Die Wiederherstellung aus diesen Sicherungen haben wir praktisch getestet. Eine Erinnerung an Backups ist deshalb nicht nötig.

Geht ein Gerät verloren oder kaputt, meldet man sich auf einem neuen iPhone, iPad oder Mac einfach mit seinem Konto an und hat sofort wieder alle Daten. Das ist auch für technisch wenig affine Anwender problemlos machbar.

Wer zusätzlich eigene Kopien haben möchte, hat zwei Möglichkeiten. Erstens der Export für den Alltag: Rechnungen sowie alle in die Akte hochgeladenen Dateien, etwa Befunde, Anamnesebögen oder Behandlungsverträge, lassen sich exportieren und an einem beliebigen Ort ablegen, zum Beispiel auf dem eigenen Rechner oder einer externen Festplatte. Diese Dateien sind auf jedem anderen Gerät lesbar, auch ohne Apatex.

Zweitens der vollständige Datenexport: Grundsätzlich lassen sich sämtliche Daten in einem maschinenlesbaren Format exportieren. Das ist vor allem rechtlich wichtig, etwa für die Datenübertragbarkeit bei einem Anbieterwechsel. Für die tägliche Arbeit ist dieses Format nicht gedacht.

Ergänzende Anmerkungen zum Themenfeld Technik:
Apatex wird von der Apatex GbR in Freiberg (Sachsen) entwickelt und betrieben. Entwicklung, Betrieb und Support liegen vollständig in unserer Hand, es gibt keine externen Dienstleister mit Zugriff auf Kundendaten im Support.

Themenfeld 2: Praxisverwaltung

11. Bitte schildern Sie, wie das Termin-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Terminplanung / Terminkalender
    • Online-Terminbuchung (über Praxis-Website?)?
    • Schnittstellen zu externen Terminbuchungs-Tools oder -Portalen?
    • Benachrichtigung des Patienten (Erinnerung & Bestätigung) – per SMS/Mail?
    • Sonstige Terminplanungs-Features?

Ganz offen: Apatex enthält derzeit kein Termin-Management. Das war eine bewusste Entscheidung für den Start, denn viele Einzelpraxen nutzen bereits einen Kalender oder ein Buchungstool, mit dem sie zufrieden sind, und sollen nicht für ein zweites bezahlen.

Da der Wunsch bei unseren Anwendern aber häufig genannt wird, ist eine Kalender-Integration mit Online-Terminbuchung für Patienten in Planung. Schnittstellen zu externen Terminportalen und automatische Terminerinnerungen per SMS oder E-Mail gibt es aktuell nicht.

12. Bitte schildern Sie, wie das Patienten-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Kommunikation mit Patienten
    • Patienten-Historie
    • Elektronische Patientenakte (E-Akte)?
    • Welche Dokumente können hier verarbeitet werden? Auch Fotos/Scans/Röntgen-Bilder/Videos?
    • Sonstige Patienten-Management Features?

Die Patientenakte ist das Herzstück von Apatex. Stammdaten, Anamnese, Behandlungsdokumentation, Dokumente und Rechnungen eines Patienten liegen an einem Ort, chronologisch geordnet und mit Zeitstempeln versehen. So ist der gesamte Verlauf auf einen Blick nachvollziehbar.

Eine Besonderheit ist der eigene Anamnesebogen: Die Praxis lädt ihren bestehenden Bogen hoch und füllt ihn direkt in der App aus. Alternativ wird der ausgefüllte Papierbogen mit dem iPhone in die Akte gescannt. Niemand muss sich an ein vorgegebenes Formular anpassen.

In der Akte lassen sich Dateien aller Typen ablegen, zum Beispiel Befunde, Laborberichte, Fotos, Scans, Röntgenbilder, Videos oder Behandlungsverträge. Alle Dateien können jederzeit wieder exportiert werden und sind auch außerhalb von Apatex lesbar.

Eine eigene Kommunikationsfunktion (Nachrichten, Serien-E-Mails, SMS) ist nicht enthalten. Rechnungen können über den Teilen-Button direkt per Apple Mail an den Patienten gesendet werden.

Was uns aus unserer Sicht abhebt: Die Akte ist auf iPhone, iPad und Mac gleich gut bedienbar und immer synchron. Man dokumentiert dort, wo man gerade ist, auch beim Hausbesuch.

13. Bitte schildern Sie, wie das Mitarbeiter-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Zeiterfassung
    • Urlaubsplanung
    • Gehälter / Benefits
    • Mitarbeiterprovisionen
    • Sonstige Features im Bereich Mitarbeiter-Management?

Apatex enthält kein Mitarbeiter-Management. Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Gehälter und Provisionen werden nicht abgebildet. Apatex richtet sich an Einzelpraxen und kleine Teams, die diese Funktionen in aller Regel nicht benötigen und deshalb auch nicht mitbezahlen sollen.

Ergänzende Anmerkungen zum Themenfeld Praxisverwaltung:
Unser Ansatz ist, die Kernaufgaben einer Privatpraxis sehr gut zu lösen, statt möglichst viele Module anzubieten. Alles, was Apatex kann, ist im Preis enthalten. Es gibt keine kostenpflichtigen Zusatzmodule.

Themenfeld 3: Abrechnung

14. Bitte schildern Sie, wie Ihre Software bei der Abrechnung mit den Patienten unterstützt.

Die Rechnung entsteht direkt aus der Patientenakte. Apatex übernimmt Rechnungsnummer, Patientendaten, Praxisdaten und Zahlungsziel automatisch, die Leistungen werden aus dem Leistungskatalog gewählt. Das Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker (GebüH) ist hinterlegt, sodass Ziffern und Leistungstexte nicht abgetippt werden müssen. Zusätzlich können eigene Leistungen frei angelegt und für die spätere Wiederverwendung gespeichert werden. Die GOÄ ist derzeit noch nicht enthalten und folgt zu einem späteren Zeitpunkt.

Ist beim Patienten eine Diagnose hinterlegt, wird sie automatisch in die Rechnung eingetragen. Fortlaufende Nummernkreise sind inklusive, das eigene Praxislogo erscheint auf der Rechnung. In jeder Rechnung lässt sich festhalten, ob und wie bezahlt wurde: bar, per Karte, per Überweisung oder noch offen.

Am Ende steht eine fertige PDF-Rechnung, die gedruckt oder über den Teilen-Button direkt per Apple Mail versendet werden kann. In der Praxis dauert das weniger als eine Minute. Genau diese Geschwindigkeit bei der Privatabrechnung ist aus unserer Sicht einer der größten Vorteile gegenüber umfangreicheren Programmen.

Die Abrechnung ist im Grundpreis enthalten und kostet keinen Aufpreis.

15. Bitte schildern Sie, wie Ihre Software bei der Abrechnung mit Privaten Krankenversicherungen (PKVs) unterstützt.

Apatex erstellt Rechnungen nach GebüH mit den zugehörigen Ziffern und mit Diagnose, so wie es private Krankenversicherungen, Zusatzversicherungen und Beihilfestellen für die Erstattung verlangen. Die Diagnose wird automatisch auf die Rechnung übernommen, sobald sie beim Patienten hinterlegt ist. Dafür ist der ICD-10 in Apatex integriert, es können aber auch eigene Diagnosen vergeben werden. Die GOÄ folgt zu einem späteren Zeitpunkt. Der Patient kann diese Rechnung wie gewohnt bei seiner privaten Krankenversicherung, Zusatzversicherung oder Beihilfestelle einreichen.

Eine direkte elektronische Abrechnung zwischen Praxis und PKV gibt es nicht. Sie ist bei Heilpraktikern und Osteopathen in der Praxis auch unüblich, da der Patient Rechnungsempfänger ist.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung über (externe) Abrechnungsstellen/Abrechnungsservices?

Eine Schnittstelle zu externen Abrechnungsstellen gibt es derzeit nicht. Die in Apatex erstellten Rechnungen liegen als PDF vor und können bei Bedarf manuell an einen Abrechnungsservice weitergegeben werden. Für unsere Zielgruppe, die kleine Privatpraxis, ist die Rechnungsstellung in Apatex so schnell, dass ein externer Service meist nicht nötig ist.

Ergänzende Anmerkungen zum Themenfeld Abrechnung:
Apatex enthält keine Kassenabrechnung (GKV) und keine Heilmittelabrechnung. Die Software ist konsequent für Praxen gebaut, die privat abrechnen.

Themenfeld 4: Therapie

17. Inwiefern kann die Befundung durch die Software unterstützt werden?
    • Geleitete Anamnese & Befundung?
    • SOAP-Notizen?
    • Dokumentation der Befundung?
    • Interaktivität?
    • Sonstiges…?

Apatex schreibt keine Befundsystematik vor, sondern passt sich der Arbeitsweise der Praxis an. Die Anamnese läuft über den eigenen Anamnesebogen der Praxis, der direkt in der App ausgefüllt oder als Scan in die Akte übernommen wird.

Befunde werden in der Behandlungsdokumentation frei erfasst und mit Zeitstempel in der Akte gespeichert. Wer nach dem SOAP-Schema arbeitet, kann seine Notizen entsprechend gliedern. Eine fest vorgegebene SOAP-Maske oder eine geführte, interaktive Befundung mit Entscheidungsbäumen gibt es nicht.

Diagnosen werden direkt beim Patienten hinterlegt. Der ICD-10 ist integriert und durchsuchbar, zusätzlich können eigene Diagnosen frei vergeben werden, was gerade in der Naturheilkunde und Osteopathie wichtig ist. Die hinterlegte Diagnose erscheint später automatisch auf der Rechnung.

In Planung ist ein Verlaufschart für Laborwerte, mit dem sich Werte über die Zeit grafisch verfolgen lassen.

18. Inwiefern unterstützt die Software bei der Erstellung von Therapieplänen?
    • Erstellung von Therapieplänen auf Basis der Befundung?
    • Dokumentation eines manuell erstellten Therapieplans?
    • (Multimediale) Bereitstellung des Therapieplans für Patient?
    • ..?

Ein manuell erstellter Behandlungsplan kann in der Patientenakte dokumentiert werden. Eine automatische Erstellung von Therapieplänen auf Basis der Befundung gibt es nicht, diese Entscheidung bleibt bewusst beim Therapeuten. Eine multimediale Bereitstellung für den Patienten ist derzeit nicht vorgesehen.

In Planung ist eine Überarbeitung des Behandlungsplans mit Apple-Pencil-Unterstützung, sodass auf dem iPad auch handschriftlich und mit Skizzen gearbeitet werden kann.

19. Inwiefern unterstützt die Software bei der Erstellung der Behandlungs-Dokumentation?
    • Wie wird dem Anwender die Doku vereinfacht?
    • Fortschritt-Notizen / Fortschrittsverfolgung?

Die Dokumentation ist so gebaut, dass sie direkt nach der Behandlung in wenigen Augenblicken erledigt ist, auf dem Gerät, das man ohnehin zur Hand hat. Jeder Eintrag wird mit Zeitstempel in der Akte abgelegt, was für die Nachvollziehbarkeit im Sinne der Dokumentationspflicht wichtig ist.

Alle Einträge eines Patienten erscheinen chronologisch in der Akte, sodass der Behandlungsverlauf und die Fortschritte von Termin zu Termin nachvollziehbar sind. Über die Diktierfunktion von iOS und macOS können Notizen auch eingesprochen werden.

Aus der Dokumentation heraus lässt sich direkt die Rechnung erstellen, doppelte Eingaben entfallen.

20. Bietet die Software die Möglichkeit für ein Patienten-Portal? Wenn ja, wie kann man als Patient darauf zugreifen & welche Funktionalitäten werden dort geboten?

Nein, ein Patienten-Portal gibt es derzeit nicht. Im Zuge der geplanten Online-Terminbuchung wird es erstmals eine Funktion geben, die Patienten direkt nutzen können.

21. Bietet die Software die Möglichkeit der Videosprechstunden? Wenn ja, führen Sie gerne Näheres dazu hier aus.

Nein, eine Videosprechstunde ist nicht integriert und aktuell auch nicht geplant. Wer Videotermine anbietet, nutzt dafür einen spezialisierten Dienst und dokumentiert die Sitzung anschließend wie gewohnt in Apatex.

22. Welche weiteren Therapie-unterstützenden Funktionen bietet ihre Software?
    • Übungsbibliothek?
    • Diktierfunktion?
    • … weitere fachspezifische Funktionen?

Eine Übungsbibliothek ist nicht enthalten. Diktieren ist über die in iOS, iPadOS und macOS eingebaute Diktierfunktion in allen Textfeldern möglich, ohne Zusatzkosten.

In Planung sind ein Verlaufschart für Laborwerte sowie der überarbeitete Behandlungsplan mit Apple-Pencil-Unterstützung.

Ergänzende Anmerkungen zum Themenfeld Therapie:
Therapeutische Inhalte und Entscheidungen bleiben bei Apatex bewusst beim Therapeuten. Die Software soll die Dokumentation schnell und nachvollziehbar machen und nicht in die Behandlung hineinregieren.

Themenfeld 5: Finanzen

23. Inwiefern werden über die Software auch die Zahlungsströme gemanagt / verwaltet?
    • Bareinnahmen und -ausgaben
    • EC-Zahlungen / Kreditkarte?
    • Verknüpfung zwischen Software & Bankkonto?
    • Sonstige Zahlungen / Zahlungsmöglichkeiten?

Apatex erstellt und verwaltet die Rechnungen der Praxis. In jeder Rechnung kann festgehalten werden, ob und wie bezahlt wurde: bar, per Karte, per Überweisung oder noch nicht. So behält die Praxis den Überblick über offene und bezahlte Rechnungen.

Ein Kassenbuch, die Integration eines Kartenlesers oder eine Verknüpfung mit dem Bankkonto samt automatischer Zuordnung von Zahlungseingängen sind nicht enthalten. Der Zahlungsstatus wird von Hand gesetzt.

24. Inwiefern ist die Lohnbuchhaltung in der Software integriert?
    • Kann die Lohnbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
    • Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Lohnbuchhaltung?
    • Was möchten Sie zum Thema Lohnbuchhaltung noch hinzufügen?

Lohnbuchhaltung ist nicht enthalten und es gibt keine Schnittstellen dafür. Unsere Zielgruppe sind Einzelpraxen und kleine Teams, bei denen die Lohnbuchhaltung, falls überhaupt nötig, beim Steuerberater liegt.

25. Inwiefern ist die Finanzbuchhaltung in der Software integriert?
    • Kann die Finanzbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
    • Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Finanzbuchhaltung?
    • Daten-Export an Steuerberater?
    • Was möchten Sie zum Thema Finanzbuchhaltung noch hinzufügen?

Eine Finanzbuchhaltung ist nicht integriert, ebenso wenig eine Schnittstelle zu Buchhaltungsprogrammen wie DATEV. Die in Apatex erstellten Rechnungen lassen sich als PDF exportieren und so an den Steuerberater oder in das eigene Buchhaltungsprogramm weitergeben. Der zusätzlich vorhandene vollständige Datenexport in maschinenlesbarem Format dient der Datenübertragbarkeit und ist für die Arbeit mit dem Steuerberater nicht gedacht.

26. Welche weiteren Statistiken & Berichte können im Sinne eines Praxis-Controlling ausgewertet werden?

Apatex bietet eine Rechnungsübersicht, in der alle Rechnungen samt Zahlungsstatus einsehbar sind. So ist jederzeit klar, welche Rechnungen bezahlt und welche noch offen sind. Eine Umsatzanzeige sowie weitergehende Statistiken und Berichte im Sinne eines Praxis-Controllings sind derzeit nicht enthalten.

Ergänzende Anmerkungen zum Themenfeld Betriebswirtschaft/Finanzen:
Apatex ist bewusst kein Buchhaltungsprogramm. Wir konzentrieren uns auf den Teil, der in der Praxis täglich anfällt, nämlich die korrekte und schnelle Rechnungsstellung.

Themenfeld 6: Weitere Infos

27. Für welche Zielmärkte ist die Software ausgelegt (Deutschland / Österreich / Schweiz)?

Apatex ist für Deutschland ausgelegt. Die App ist im deutschen App Store erhältlich, die Oberfläche ist deutsch, und die Abrechnung basiert auf dem deutschen Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker (GebüH). Österreich und die Schweiz werden derzeit nicht bedient.

28. Mit welchem Kundenservice / Support können Anwender rechnen?
    • E-Mail-Support?
    • Call-Center / telefonischer Support?
    • Durchschnittliche Wartezeiten?
    • Fernwartung? (direktes Aufschalten des Supports auf den Anwender-Bildschirm, um Probleme zu lösen)
    • Sind es eigene Leute (Inhouse Support) oder externe Dienstleister?
    • Sonstiges…?

Support gibt es per E-Mail ([email protected]) sowie per WhatsApp und Telefon unter +49 1556 7642831. Ein Call-Center gibt es nicht. Wer sich meldet, hat direkt einen der beiden Gründer am Apparat, also den Entwickler oder den Therapeuten, der selbst täglich mit Apatex arbeitet. Externe Dienstleister setzen wir im Support nicht ein.

Wir antworten spätestens nach 24 Stunden, in den meisten Fällen schon nach wenigen Minuten oder Stunden. Auch eine Fernwartung ist möglich und wurde bereits durchgeführt: Bei Bedarf schalten wir uns nach Absprache direkt auf den Bildschirm des Anwenders und lösen das Problem gemeinsam.

Der Support ist im Abopreis enthalten. Rückmeldungen und Funktionswünsche landen direkt bei der Entwicklung und fließen in die Updates ein.

Themenfeld 6.1: Weitere Infos: Konditionen

29. Wie ist die Preisgestaltung der Software? – Bitte hier so konkret wie möglich sein.

Es gibt genau einen Tarif: 19,99 € pro Monat inklusive Mehrwertsteuer. Darin enthalten sind alle Funktionen, die Nutzung auf iPhone, iPad und Mac, alle Updates und der Support.

Es gibt keine Einrichtungsgebühr, keine kostenpflichtigen Module und keine Kosten für Updates. Die Zahl der Patienten ist nicht begrenzt, und Apatex kann auf beliebig vielen Geräten genutzt werden, ohne Aufpreis pro Gerät. Das Abo wird über den App Store von Apple abgeschlossen und abgerechnet.

30. Wie sind die Vertragslaufzeiten & Kündigungsfristen?

Das Abo läuft monatlich und kann jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats gekündigt werden, ganz einfach in den Abo-Einstellungen der Apple-ID. Es gibt keine Mindestlaufzeit.

Nach Ende des Abos bleibt der Zugang zum Konto bestehen. Vorhandene Daten können weiterhin eingesehen werden, lediglich das Anlegen neuer Patientenakten und neuer Rechnungen ist ohne Abo nicht möglich.

Themenfeld 6.2: Weitere Infos: Einfachheit des Software-Wechsels

31. Gibt es eine kostenlose Testversion?
    • Welche Einschränkungen gibt es hier ggf.?
    • Wie lange kann man testen?

Ja. Apatex kann 14 Tage lang kostenlos und in vollem Funktionsumfang getestet werden, ohne Angabe von Zahlungsdaten. Der Test geht nicht automatisch in ein kostenpflichtiges Abo über, man entscheidet sich aktiv dafür.

Beim Start gibt es zwei Wege: einen anonymen Testzugang mit Demo-Daten, um sich die App ohne Registrierung anzusehen, oder ein vollwertiges Konto, in dem sofort mit echten Daten gearbeitet werden kann. Ein Testzugang lässt sich jederzeit in ein vollwertiges Konto umwandeln, die Daten werden übernommen.

Nach den 14 Tagen bleiben alle Daten einsehbar. Neue Patientenakten und Rechnungen lassen sich dann nur noch mit Abo anlegen.

32. Inwiefern kann man aus der bislang verwendeten (Konkurrenz-)Software auf eine einfache Weise Daten übernehmen / importieren?

Einen automatischen Datenimport aus anderer Praxissoftware gibt es derzeit nicht. Patienten werden in Apatex neu angelegt, was pro Patient nur wenige Augenblicke dauert. Viele Umsteiger legen ihre Patienten deshalb nach und nach an, jeweils zum nächsten Termin. Vorhandene Unterlagen aus dem alten System lassen sich als PDF oder Scan in der jeweiligen Akte ablegen.

33. Gibt es einen „Wechsel-Service“ o.Ä., sodass den Praxisbetreibern die Arbeit, die mit der Umstellung der Software verbunden ist, abgenommen wird und der Software-Wechsel somit vereinfacht wird?

Einen formalen Wechsel-Service bieten wir nicht an. Wir begleiten Umsteiger aber persönlich: Bei Fragen zur Einrichtung, zum eigenen Anamnesebogen oder zur ersten Rechnung helfen die Gründer direkt per E-Mail, WhatsApp oder Telefon. Da Apatex sehr schlank ist, ist die Einrichtung in der Regel in unter einer Stunde erledigt.

Themenfeld 6.3: Weitere Infos: Sonstiges

34. Worauf haben Sie bei Design & Usability Ihrer Software besonders geachtet?

Apatex soll sich anfühlen wie eine App von Apple selbst. Wir halten uns konsequent an die Gestaltungsrichtlinien von Apple und nutzen die aktuelle Designsprache von iOS 26 und macOS 26. Wer sein iPhone bedienen kann, findet sich in Apatex sofort zurecht.

Unser Maßstab ist der Praxisalltag: wenige Tipps bis zur fertigen Dokumentation, eine Rechnung in unter einer Minute, keine überladenen Menüs. Jede Funktion wird von unserem Mitgründer in seiner eigenen Praxis getestet, bevor sie veröffentlicht wird. Was im Alltag stört, fliegt raus. Die Oberfläche passt sich dem Gerät an, vom iPhone in der Hand bis zum großen Mac-Bildschirm.

35. Besteht ein Anschluss an die Telematik-Infrastruktur? Wenn nein, ab wann ist das vorgesehen?

Nein. Ein Anschluss an die Telematik-Infrastruktur besteht nicht und ist aktuell nicht terminiert. Unsere Zielgruppe sind Privatpraxen, für die keine Anschlusspflicht besteht. Wir beobachten die Entwicklung und bewerten das Thema neu, sobald es für unsere Anwender relevant wird.

36. Können sensible Bereiche / Funktionen der Software (z.B. betriebswirtschaftliche Inhalte) für Mitarbeiter/Angestellte deaktiviert werden, sodass sie von diesen nicht eingesehen werden können?

Nein. Apatex hat derzeit kein Rollen- und Rechtesystem. Ein Konto entspricht einer Praxis, und wer Zugang zum Konto hat, sieht alle Inhalte. Für Einzelpraxen ist das unproblematisch. Praxen, die Mitarbeitern nur eingeschränkten Zugriff geben möchten, sollten das bei ihrer Entscheidung berücksichtigen.

37. Kann die Software für einzelne Kunden individualisiert werden (Customizing-Option)?

Eine individuelle Programmierung für einzelne Kunden bieten wir nicht an. Dafür lässt sich Apatex in den wichtigen Punkten selbst an die Praxis anpassen: eigener Anamnesebogen, eigene Leistungen im Leistungskatalog, eigene Praxisvorlagen sowie eigene Praxisdaten und eigenes Logo auf der Rechnung.

Und weil der Draht zu uns kurz ist, werden gute Ideen aus der Praxis häufig schon in einem der nächsten Updates für alle Anwender umgesetzt.

Abschließende Bemerkungen / Ergänzungen

Apatex ist ein junges Produkt von zwei Gründern aus Freiberg in Sachsen: Paul Grund (Entwicklung) und Adrian Kammlodt (Osteopath und Heilpraktiker mit eigener Praxis). Wir versprechen keine eierlegende Wollmilchsau, sondern eine schlanke, schöne und bezahlbare Software für Privatpraxen, die mit Apple-Geräten arbeiten.

In Planung sind derzeit: Kalender-Integration mit Online-Terminbuchung für Patienten, ein überarbeiteter Behandlungsplan mit Apple-Pencil-Unterstützung, ein Verlaufschart für Laborwerte sowie eine Webanwendung für Windows- und Android-Nutzer.

Am besten überzeugt man sich selbst: Apatex lässt sich 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen, mehr dazu unter www.apatex.de.