Henara als Heilpraktiker Software für Eure Praxis? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit Henara

Wir haben die Henara GmbH über ihre Heilpraktiker Software ausgefragt.

Die Antworten der Henara GmbH sind in grün markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Heilpraktiker Software in 3 Sätzen.

Leistungspakete individuell zusammenstellen 

Einfache Terminvergabe im Terminkalender 

Abrechnung direkt aus dem Termin 

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt? Oder anders gefragt: Für wen ist Ihre Software genau die richtige Lösung?

Unsere Software ist für alle Heilmittelerbringer geeignet, ob mit oder ohne    Kassenzulassung. Ob eine große Praxisgruppe oder Einzelunternehmer – die Software lässt sich auf individuelle Bedürfnisse anpassen. 

Insbesondere unterscheidet sich unsere Software von allen anderen, eine zentrale Praxisgruppenverwaltung sowie zahlreiche Verknüpfungen zwischen den Terminen und Verordnungen sowie Abrechnung und Dokumentation. 

3. Hand auf´s Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen? Oder anders gefragt: Für wen ist Ihre Software möglicherweise nicht die richtige Lösung?

Ausführliche Anamnese, die digital aus der Software heraus gemacht werden kann. Wer darauf angewiesen ist und die Anamnese mobil dokumentieren möchte, ist bei SMART.VO aktuell eingeschränkt. Diese Feature Erweiterung ist jedoch schon in 2026 geplant.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Applikation oder eine Installations-Software? Oder gibt es beide Varianten? Falls es beide Varianten gibt, bitte auch auf die Unterschiede eingehen (entweder direkt in dieser Antwort oder immer an den Stellen im Fragebogen, wo unterschiedliche Antworten erforderlich wären).

Es handelt sich um eine Installationssoftware, die einen Windows Client benötigt. Die mobile Anwendung ist eine über die App Stores downloadbare App. Die Daten liegen in der Cloud. Man könnte SMART.VO daher als eine Hypride Lösung bezeichnen, eine Installationssoftware mit vielen Vorteilen einer Cloud Lösung – mit dem Bonus, dass man auch ohne Internetverbindung arbeitsfähig ist.

5. Kann die Software auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden (Handy / Tablet)? Gibt es dafür eine gesonderte App? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Die Software verfügt über eine mobile App, die auf Handy/Tablet genutzt werden kann. Die Aktivierung erfolgt aus der Software. Die App ist grundsätzlich für die Terminverwaltung und Dokumentation im Praxisalltag geeignet. Sonstige Tätigkeiten wie z. B. Abrechnung wird aus der Software erledigt.

6. Welche technischen Einschränkungen gibt es gegebenenfalls? Müssen bestimmte Betriebssysteme / Browser / Hardware benutzt werden?
   • Bestimmte Geräte?
     • • Leistungsstarke Geräte machen den Arbeitsprozess angenehmer.
   • Bestimmte Betriebssysteme?
     • • SmartVO ist für Windows geeignet, wobei auch für weitere Betriebssysteme einige Lösungen gibt zB iOS.
   • Bestimmte Web-Browser?
     • • Nicht relevant.

7. Welche Schnittstellen gibt es zu anderen Softwares/Apps/Systemen?

Schnittstelle zur mobilen App, online Terminierung, Check-in Terminal, Zahlsysteme, Buchhaltungssoftware wie. Z. B. Datev oder Lexware, elektronische Datenübermittlung an gesetzlichen Krankenkassen, TI-Anbindung.

8. Wie ist ihre Software beim Thema Datenschutz & Datensicherheit aufgestellt?
   • Was wird konkret unternommen, um diese sicherzustellen?
   • Ggf: Was sind hierbei aus Ihrer Sicht besondere Herausforderungen?

Datenschutzkonform, Rechenzentrum in Deutschland, Entwicklung in Deutschland, außerdem externer Datenschutzbeauftragter (Firma) zur kontinuierlichen Prüfung und Monitoring.

9. Wie ist der Umgang mit Updates?
   • Wie regelmäßig kommen Updates?
   • Wie erfährt der Nutzer von den Updates?
   • Kommen noch Funktionserweiterungen/-veränderungen oder lediglich etwaige Bug-Fixes oder Reaktionen auf gesetzliche Änderungen?
   • Was ist, wenn man die Updates nicht macht?
   • Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Updates durchzuführen?
   • Wie kann man als Nutzer sicherstellen, dass es sich um ein offizielles Update handelt (und nicht um einen potenziellen Betrüger)?
   • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Updates anmerken?

Updates werden automatisch durchgeführt und erfordern keine technischen Kenntnisse. Sie enthalten sowohl Fixes, gesetzliche Anforderungen, abgepasste Vergütungssätze (also die jeweils aktuellen Preislisten) und Funktionserweiterungen. Die Software informiert automatisch über die Updates, zusätzlich gibt es im Kundenbereich dazu detailliertere Infos. Sofern das Update extrem kritisch ist oder irgendwie besonders, erfolgt zusätzlich eine Info per Newsletter. 

Das Update nicht zu machen ist eigentlich nicht möglich, da Auto-Update – falls der Kunde das schafft irgendwie zu umgehen, würde er auf der vorherigen Version bleiben. 

Das Update wird im eingeloggten Zustand aus der Software heraus ausgeführt, daher kann man betrügerische Aktivitäten eigentlich weitestgehend ausschließen.

10. Welche Möglichkeiten hat man, Backups (Datensicherungen) zu machen?
    • Was genau kann mit den Backups gesichert werden?
    • Wo kann man diese Backups ablegen?
    • Wird der Nutzer aktiv erinnert/aufgefordert, Backups zu machen?
    • Wie einfach ist es für einen technisch wenig affinen Anwender, die Backups zu machen?
    • Wie können die erstellten Backups im Fall der Fälle wiederhergestellt werden?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Backups anmerken?

Die Datensicherung erfolgt automatisch über die Cloud, sicher, datenschutzkonform. Die Software ist damit auf jedem, auch auf jedem neuen Gerät auf dem aktuellen Stand. Ein Datenverlust ist ausgeschlossen. Zusätzlich kann der Kunde eigene Backups erstellen oder über unseren Support eine Datensicherung ertellen lassen (z.B. bei einem Wechsel zu einem anderen Anbieter).

Themenfeld 2: Praxisverwaltung

11. Bitte schildern Sie, wie das Termin-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Terminplanung / Terminkalender
    • Online-Terminbuchung (über Praxis-Website?)?
    • Schnittstellen zu externen Terminbuchungs-Tools oder -Portalen?
    • Benachrichtigung des Patienten (Erinnerung & Bestätigung) – per SMS/Mail?
    • Sonstige Terminplanungs-Features?

Terminmanagement ist vielfältig und für jeden Nutzer/Fall anpassbar. Terminkalender bietet viele Möglichkeiten angefangen von manueller Verwaltung bis hin zur Warteliste oder Terminvorschläge durch Assistent. Terminverwaltung ist sowohl mit Verordnung als auch ohne Verordnung möglich. Sowohl für gesetzlich versicherten als auch Selbstzahler, für Einzel- oder Gruppen-Behalndlungen.

Es ist eine Schnittstelle zur online Terminierungsseite – PraxxMe vorhanden. Alle Terminanfragen und somit auch die beigefügten Verordnungen/Verordnungsdaten können in der Software angenommen werden.

Patienten können über den anstehenden Termin per E-Mail oder SMS erinnert werden.

Für abgesagte Termine automatische Vorschläge aus der Warteliste (wird nachgebessert)

12. Bitte schildern Sie, wie das Patienten-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Kommunikation mit Patienten
    • Patienten-Historie
    • Elektronische Patientenakte (E-Akte)?
      • Welche Dokumente können hier verarbeitet werden? Auch Fotos/Scans/Röntgen-Bilder/Videos?
    • Sonstige Patienten-Management Features?

Es ist möglich, alle im Software erzeugte Dokumente im Wunschformat an Patienten per E-Mail zu senden. Hier ist eine direkte Verknüpfung zum outlook möglich. Der Empfänger und entsprechender Text/Betreff wird automatische eingefügt.

Patienten können sowohl über einzelne Termine erinnert als auch eine gesamte Terminliste als automatische E-Mail zu bekommen.

Es ist möglich an alle Patienten oder für einen bestimmten Zeitraum geplante Patienten ein Newsletter per E-Mail oder SMS zuzusenden.

Es ist möglich die gesamte Historie in den Patientendaten einzusehen. Sowohl in der Verordnungshistorie als auch in der Patientenakte.

Die Dokumente können hier abgerufen und bearbeitet werden. 

Befundaufnahme (Anamnese) wird verbessert.

13. Bitte schildern Sie, wie das Mitarbeiter-Management in Ihrer Software abgebildet wird und ggf. warum es sich Ihrer Meinung nach von vergleichbaren Produkten anderer Hersteller abhebt.
    • Zeiterfassung
    • Urlaubsplanung
    • Gehälter / Benefits
    • Mitarbeiterprovisionen
    • Sonstige Features im Bereich Mitarbeiter-Management?

Zeiterfassung bzw. Verfügbarkeiten durch Wochenpläne, die individuell angepasst werden können wie z. B. bei Überstunden.

Kategorien können individuell erstellt werden wie z. B. Zeitfenster für die Dokumentation oder Teammeeting oder Arbeitszeit in einer bestimmten Einrichtung.

Urlaub und Abwesenheiten können unter der Mitarbeiter Planung im Terminkalender erfasst werden.

Es ist möglich eine Auslastung auszuwerten für einen bestimmten Zeitraum.

Ebenso ist es möglich, die Mitarbeiter Umsätze auszuwerten und als Excel Tabelle zu exportieren, die als Grundlage für eine Provision genutzt werden kann.

Themenfeld 3: Abrechnung

14. Bitte schildern Sie, wie Ihre Software bei der Abrechnung mit den Patienten unterstützt.

In der Software sind alle aktuelle Vereinbarungen mit den gesetzlichen Kostenträgern eingebaut, was eine Fehlerfreie Abrechnung durch farblich getrennte Validierung ermöglicht.

Es sind viele hilfreiche Funktionen in der Software vorhanden, die eine Auswertung aller abrechenbare Verordnungen ermöglicht. Zusätzlich erinnert ein Währungssymbol im Terminkalender, dass bei den Patienten noch etwas abzurechnen ist.

15. Bitte schildern Sie, wie Ihre Software bei der Abrechnung mit Privaten Krankenversicherungen (PKVs) unterstützt.

Privatleistungen lassen sich ganz unkompliziert aus dem Termin abrechnen. Wunschweise kann auch für den Patienten eine Rechnung erstellt werden. Die Angaben wie Zahlfrist, und die Rechnungsvorlage können konfiguriert werden.

Es ist auch möglich von den Patienten ein Sepa-Lastschrift Mandant einzuholen, um die Rechnungsbeträge per Lastschrift einzuziehen.

Eine Teilzahlung oder eine Zwischenabrechnung ist ebenfalls möglich.

Die Rechnung kann per E-Mail versandt oder ausgedruckt werden.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung über (externe) Abrechnungsstellen/Abrechnungsservices?

Da wir selbst einen Abrechnungsservice sowohl mit den Kostenträgern als auch mit den Patienten anbieten, sind unsere Kunden bei uns bestens aufgehoben, denn die Fehlerquelle mit der gleichen Software sehr niedrig ist. Zudem legen wir viel Wert auf die Qualität, so dass die Absetzungsquote bei uns unter 1% liegt, sofern man mit uns arbeitet.

Selbstverständlich können unsere Kunden sowohl mit externe Abrechnungsstellen oder direkt mit den Kostenträgern abrechnen. Unsere Software bietet hierfür alle Voraussetzungen.

Themenfeld 4: Therapie

17. Inwiefern kann die Befundung durch die Software unterstützt werden?
    • Geleitete Anamnese & Befundung?
    • SOAP-Notizen?
    • Dokumentation der Befundung?
    • Interaktivität?
    • Sonstiges…?

Für die Erstbefundung und Abschlussbefundung sind entsprechende Felder vorgesehen. In den Feldern können individuell erstellte Befunde als Dokument hochgeladen werden.

18. Inwiefern unterstützt die Software bei der Erstellung von Therapieplänen?
    • Erstellung von Therapieplänen auf Basis der Befundung?
    • Dokumentation eines manuell erstellten Therapieplans?
    • (Multimediale) Bereitstellung des Therapieplans für Patient?
    • ..?

Die Software kann keine Therapiepläne erstellen.

19. Inwiefern unterstützt die Software bei der Erstellung der Behandlungs-Dokumentation?

• • Wie wird dem Anwender die Doku vereinfacht?
  • Fortschritt-Notizen / Fortschrittsverfolgung?

Behandlungsdokumentation kann direkt in den Terminen erfolgen.

20. Bietet die Software die Möglichkeit für ein Patienten-Portal? Wenn ja, wie kann man als Patient darauf zugreifen & welche Funktionalitäten werden dort geboten?

Ja, Patient kann eingeladen werden sich im Patientenportal anzumelden. Patient kann die Verordnung über das Portal an die Dienstleister senden und entsprechende Termine vereinbaren/verwalten.

21. Bietet die Software die Möglichkeit der Videosprechstunden? Wenn ja, führen Sie gerne Näheres dazu hier aus.

Nein.

22. Welche weiteren Therapie-unterstützenden Funktionen bietet ihre Software?
    • Übungsbibliothek?
    • Diktierfunktion?
    • … weitere fachspezifische Funktionen?

Diktierfunktion.

Themenfeld 5: Finanzen

23. Inwiefern werden über die Software auch die Zahlungsströme gemanagt / verwaltet?
    • Bareinnahmen und -ausgaben
      • Kassenbuch?
    • EC-Zahlungen / Kreditkarte?
      • Integration eines Kartenlesers?
    • Verknüpfung zwischen Software & Bankkonto?
      • Automatische Zuordnung bei Zahlungseingängen per Überweisung / Kartenzahlung?
    • Sonstige Zahlungen / Zahlungsmöglichkeiten?

Alle Zahlungsarten möglich 

EC Terminal mit ZVT Schnittstelle kann integriert werden 

Verknüpfung zu den Bankkonten nicht möglich 

24. Inwiefern ist die Lohnbuchhaltung in der Software integriert?
    • Kann die Lohnbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
    • Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Lohnbuchhaltung?
    • Was möchten Sie zum Thema Lohnbuchhaltung noch hinzufügen?

Lohnbuchhaltung ist nicht integriert

25. Inwiefern ist die Finanzbuchhaltung in der Software integriert?
    • Kann die Finanzbuchhaltung direkt in der Software abgebildet werden?
    • Oder gibt es Schnittstellen (APIs) zu separaten Programmen für die Finanzbuchhaltung?
    • Daten-Export an Steuerberater?
    • Was möchten Sie zum Thema Finanzbuchhaltung noch hinzufügen?

Rechnungen, Zahlungseingänge und Verträge können im Software verwaltet werden. 

Datenexport an Steuerberater möglich 

Die Buchungskonten können im Software hinterlegt werden 

26. Welche weiteren Statistiken & Berichte können im Sinne eines Praxis-Controlling ausgewertet werden?

MA Auslastung 

Umsatzstatistik 

MA Umsatzstatistik 

Ärzte Statistik 

Patientenverlässligkeit 

Themenfeld 6: Weitere Infos

27. Für welche Zielmärkte ist die Software ausgelegt (Deutschland / Österreich / Schweiz)?

Deutschland

28. Mit welchem Kundenservice / Support können Anwender rechnen?
    • E-Mail-Support?
    • Call-Center / telefonischer Support?
    • Durchschnittliche Wartezeiten?
    • Fernwartung? (direktes Aufschalten des Supports auf den Anwender-Bildschirm, um Probleme zu lösen)
    • Sind es eigene Leute (Inhouse Support) oder externe Dienstleister?
    • Sonstiges…?

Wir bieten Support:

• • • telefonisch
    • per E-Mail
    • über Ticketsystem
    • Fernwartung
    • Es sind ausschließlich interne Mitarbeiter im Kundensupport
    • Wartezeit kann je nach Aufkommen variieren

Themenfeld 6.1: Weitere Infos: Konditionen

29. Wie ist die Preisgestaltung der Software? – Bitte hier so konkret wie möglich sein.

Mtl. Software Miete 50,- Euro pro Therapeut, in dividuelle Pakete ab 6 Therapeuten 

Abrechnungszentrum: Prozentual vom GKV Abrechnungsvolumen 

Zusatz Module: Online Terminbuchung 29,90 p.M./pro Therapeut.

30. Wie sind die Vertragslaufzeiten & Kündigungsfristen?

Mindestvertragslaufzeit 12 Monate, danach monatlich kündbar. Tarifwechsel innerhalb der Laufzeit unkompliziert möglich, z.B. Wechsel von Abrechnungsservice zu Selbstabrechnung. Außerdem Erweiterungen (oder ggf. Reduzierung) um Standorte.

Themenfeld 6.2: Weitere Infos: Einfachheit des Software-Wechsels

31. Gibt es eine kostenlose Testversion?
    • Welche Einschränkungen gibt es hier ggf.?
    • Wie lange kann man testen?

Keine Einschränkungen 

Testzeit wird auf Bedürfnisse angepasst

32. Inwiefern kann man aus der bislang verwendeten (Konkurrenz-)Software auf eine einfache Weise Daten übernehmen / importieren?

Stammdatenübernahme bei Bereitstellung der Daten ist möglich 

33. Gibt es einen „Wechsel-Service“ o.Ä., sodass den Praxisbetreibern die Arbeit, die mit der Umstellung der Software verbunden ist, abgenommen wird und der Software-Wechsel somit vereinfacht wird?

Stammdatenmigration inklusive. 

Persönliche Begleitung während des Wechselprozesses. Die Beratung und strukturierter Plan wird individuell angepasst.

Themenfeld 6.3: Weitere Infos: Sonstiges

34. Worauf haben Sie bei Design & Usability Ihrer Software besonders geachtet?

Die Software ist intuitiv und einfach gestaltet.

35. Besteht ein Anschluss an die Telematik-Infrastruktur? Wenn nein, ab wann ist das vorgesehen?

Ja, ab sofort.

36. Können sensible Bereiche / Funktionen der Software (z.B. betriebswirtschaftliche Inhalte) für Mitarbeiter/Angestellte deaktiviert werden, sodass sie von diesen nicht eingesehen werden können?

Die Zugriffsrechte können individuell angepasst werden.

37. Kann die Software für einzelne Kunden individualisiert werden (Customizing-Option)?

Nein, es handelt sich um eine Standard-Software. Jedoch kann es je nach Anforderung auch individuelle Lösungsmöglichkeiten geben oder auch eine Weiterentwicklung.